Outlook-Postfach verbinden

Was es tut

Kesru liest jede neue E-Mail in Ihrem Outlook-Posteingang, gibt ihr das Label, das am besten passt, und entwirft eine Antwort, wenn sie eine braucht, mit dem Wissen, den Anweisungen und den Leitplanken des Agenten, den Sie wählen. Der Entwurf liegt in Outlook als Antwort an den Absender. Sie prüfen ihn, ändern ihn bei Bedarf und senden ihn selbst.

• Labels stehen in Outlook als farbige Kategorien an jeder E-Mail.
• E-Mails, bei denen Sie nachfassen sollten, bekommen eine Markierung mit einem vorgeschlagenen Datum.
• E-Mails von verärgerten oder wichtigen Absendern werden als wichtig markiert.
• Neue Leads werden zu Kontakten, E-Mails Ihrer Kontakte stehen bei ihnen, und Abmeldungen werden vermerkt.

Kesru fragt bei Microsoft nur an, was es zum Lesen, für Labels und für Entwürfe braucht. E-Mails senden darf es nicht.

Outlook verbinden

1. Öffnen Sie im Kundenbereich E-Mail-Agent unter Gespräche.

2. Wählen Sie unter Postfach verbinden neben Outlook den Knopf Verbinden.

   

3. Melden Sie sich bei Microsoft an und erlauben Sie den Zugriff. Kesru bittet darum, Ihre E-Mails zu lesen und zu ändern, für Labels, Entwürfe und Markierungen, Ihre Kategorien zu verwalten, Ihre E-Mail-Adresse zu sehen und verbunden zu bleiben. E-Mails senden gehört nicht dazu.

4. Zurück im Kundenbereich steht Outlook auf Verbunden, mit Ihrer E-Mail-Adresse.

   

5. Wählen Sie unter Einstellungen den Agent, dessen Wissen Kesru nutzt, und dann Speichern. Bis Sie einen wählen, steht bei Outlook Kein Agent, und Kesru liest Ihr Postfach nicht.

Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach, und nur sie sieht es auf der Seite E-Mail-Agent. Mit einer Rolle, die das Konto nur ansieht, lässt sich kein Postfach verbinden.

Labels wählen

Unter Labels beginnt Kesru mit sieben Labels. Schalten Sie die aus, die Sie nicht brauchen. Die Änderung gilt sofort.

• Antwort nötig: E-Mails, die Ihre Antwort brauchen. Jede bekommt einen Entwurf.
• Wartet auf Antwort: Sie haben geantwortet und warten auf eine Rückmeldung.
• Erledigt: Das Gespräch ist abgeschlossen, es ist nichts mehr zu tun.
• Benachrichtigung: automatische Benachrichtigungen von Programmen und Diensten.
• Werbung: Vertriebs- und Werbe-E-Mails.
• Termine: Neuigkeiten zu Terminen, etwa Kalendereinladungen.
• Zur Info: E-Mails zur Information, die Sie kennen sollten, aber nicht beantworten müssen.

Für ein eigenes Label wählen Sie Label hinzufügen, geben ihm einen Name, beschreiben unter Wann es passt in Ihren eigenen Worten, wofür es gilt, und wählen eine Farbe.

Umbenennen lässt sich ein Label später nicht. Ein eigenes Label entfernen Sie mit dem Papierkorb daneben. Kesru gibt es dann keiner neuen E-Mail mehr.

Einstellungen

• Agent: Labels und Entwürfe kommen von diesem Agenten, wie am Telefon. Die Länge der Antworten stellen Sie auf seiner Seite E-Mail ein.
• Antworten entwerfen: Jede neue E-Mail mit dem Label Antwort nötig bekommt einen Entwurf in Ihrem Postfach.
• Erinnerungen zum Nachfassen: markiert E-Mails, bei denen Sie nachfassen sollten, mit einem vorgeschlagenen Datum.
• Verärgerte oder wichtige Absender: markiert ihre neuen E-Mails als wichtig, damit Sie ihnen zuerst antworten können.
• Neue Leads als Kontakte anlegen: legt Personen an, die wegen Ihrer Produkte oder Leistungen schreiben, mit ihrer E-Mail-Adresse und dazu Name und Telefonnummer, soweit die E-Mail sie nennt.
• E-Mails bei Kontakten eintragen: zeigt bei jedem Kontakt, wer wann geschrieben hat. Fehlen Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ergänzt Kesru sie und überschreibt nie, was Sie haben.
• Abmeldungen: vermerkt die Absenderadresse in Ihren Kontakten als abgemeldet.
• Signatur: steht unter jedem Entwurf. HTML und reiner Text gehen beide.

Mit Speichern übernehmen Sie Ihre Änderungen.

Beispiel

Ein Sanitärbetrieb in München verbindet sein Büropostfach und wählt seinen Telefonagenten Anna — Empfang. Eine Kundin schreibt und bittet um ein Angebot für einen neuen Warmwasserspeicher, weil der alte tropft. Kesru gibt der E-Mail das Label Antwort nötig und entwirft eine Antwort mit dem, was der Agent über den Betrieb weiß. Die Büroleiterin liest den Entwurf in Outlook, ergänzt den Preis und sendet ihn.

Die Kundin steht danach mit dieser E-Mail bei den Kontakten. Antwortet sie mit einem Mangel an der neuen Anlage, bekommt ihre E-Mail das eigene Label Gewährleistung.

Gut zu wissen

Nur der Posteingang

Kesru vergibt Labels und entwirft für E-Mails, die in Ihrem Posteingang ankommen. Für einen Entwurf liest es auch die früheren E-Mails desselben Verlaufs.

Bei Outlook steht Neu verbinden nötig

Microsoft nimmt die Verbindung nicht mehr an. Bis Sie Erneut verbinden wählen und sich wieder anmelden, liest Kesru Ihr Postfach nicht.

Outlook trennen

Nach Trennen liest Kesru das Postfach nicht mehr und löscht in Kesru seine Labels und Einstellungen. Labels und Entwürfe in Ihrem Postfach bleiben, ebenso die bei Ihren Kontakten eingetragenen E-Mails und Abmeldungen.

Ihre Daten

Rechtliche Fragen zu Ihren Daten beantworten die Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag.